Office Managers

Contextualização e os objetivos do treinamento
Em virtude da globalização,instabilidadeeconômica no país e outros fatores,emalgumas empresaso profissional de Secretariado Executivo assimilou rotinasatuando tambémcomo Office Manager.
 
Diante deste fato, os profissionais de Secretariado e da Área Administrativa passaram a se envolver com Facilities e Operações para tanto buscam capacitar-se a fim de assumir um papel estratégico de liderança e gerenciamento.
 
A função de Office Manager requer muita habilidade de relacionamento interpessoal, uma vez que lida efetivamente com todos os níveis hierárquicos do escritório. O profissional necessita saber lidar e se comunicar com diversostipos de mão de obra.
 
Acredita-se que pessoas que tenham um perfildetalhista e extremamente observador normalmente consigam obter resultados positivos, tendo em vista que mesmo delegando tarefas, é necessário de uma forma ou de outra estar sempre alerta e "fiscalizar" todo o trabalho realizado pelos subordinados, primando sempre pela excelência na entrega.
 
O objetivo do treinamento é detalhar as competências de Office Managers, chamar a atenção para ashabilidades comportamentaisemelhores práticas na sua atividade diária. Analisaremos os princípios que devem seguir para interagir com Facilities, Manutenção, TI, Segurança e outras equipes que serão suas parceiras na operação diária e gestão de tarefas.
 
Público-alvo:
·         Profissionais que já atuem como Office Managers;
·         Secretários e Assistentes Executivos;
·         Profissionais das áreas Administrativa e Facilities
 
Conteúdo programático
 
Gestão de competências, habilidades e atitudes do Office Manager
- Funções do Office Manager,job descriptione suas diferentes estruturase atividades;
- A transição de Secretários e Assistentes Executivos a Office Managers ou gestão das duas atividades conjuntas;
- Gestão de tempo: o desafio de cumprir prazos, especialmente para quem acumula as duas funções;
- As lições de quem assumiu um papel estratégico de liderança e gerenciamento operacional e administrativo;
- Habilidades comportamentais preponderantes: a importância da inteligência emocional, resiliência, gestão de pessoas e trabalho em equipe;
 
Infraestrutura: gestão patrimonial, manutençãoe gestão predial
-Gestão patrimonial: ativo fixo;
-Gestão do escritório:manutenção, limpeza, copa, recepção, frota, entre outros.
 
Mapeamento de Processos e Medidores de Desempenho - PQI´s e KPI´s
Os PQI´sou Process Quality Improvement Initiative são modelos de descrição detalhada de processos internos que visam a padronização dos Processos Internos. Permitem, ainda, a disponibilização de tais informações para todos os funcionários, em geral na intranet, principalmente aos funcionários recém-ingressados. Assim tomam ciência, no caso do Office Support, de como cada processo é realizado, auxiliando na comunicação interna e na otimização de tempo. Além disso, cada processo pode ser visualizado em forma de fluxograma, de modo que todos saibam a qual profissional interno deverão recorrer para solicitar determinada demanda.
Os KPI"s são os Key Performance Indicators são os medidores de desempenho do processo que avaliam o desempenho dasatividades da área por meio do número de reclamações recebidas dentro do mês. Esses indicadores são definidos pela área e superiores em conjunto, uma vez que dentro da Área de Office Support determinadas atividades são consideradas mais ou menos críticas. Por exemplo: em instituição financeira há uma criticidade muito alta para a manutenção e abastecimento do gerador de energia, tendo em vista que é totalmente descartada a hipótese do escritório ficar sem energia elétrica, por conta das operações financeiras dos clientes.
 
Gestão de Pessoas/Funcionários e Terceiros - aprendendo a delegar, intermediar e gerenciar conflitos
- Gerenciamento de mudança de lay out,reforma de escritório - planejamento e entrega de modo a não impactarno cotidiano dos funcionários.
 
Montagem de Grupos de Trabalho (Dinâmica)
-O gerenciamento do escritório na prática.
 
Instrutoras:
A. B. F. Carreira desenvolvida há mais de 23 anos em assessoria a executivos brasileiros e estrangeiros em nível de Presidência, Vice-Presidência e Diretoria. Atuação em empresas como Yum Brands, Ferrero do Brasil, Marfrig Global Foods, Holding Matarazzo, Pepsico do Brasil, American Standard, Emerson Inc e em especial, experiência internacional de 4 anos em Angola, onde morei e trabalhei em empresas ligadas diretamente ao Governo e Presidência da República, atendendo a um grande empreendedor e exercendo a função de Secretária Executiva e Diretora Comercial.
Graduada em Letras/Inglês – Tradução e Interpretação – PUC/SP. Experiência como professora voluntária no Projeto Formare - Pepsico, Trabalhos realizados como professora de línguas estrangeiras em instituições bancárias e escolas de idiomas.
Recebi um prêmio entre as 45 melhores secretárias executivas em evento realizado pela Prefeitura de SP.
Palestrante em diversos eventos promovidos para Secretariado Executivo, Workshops, Trabalhos In Company e Treinamentos na área e função exercida.
Atualmente, atuante como Office Manager & Executive Assistant – Presidência – YUM! Brasil, América Latina e Caribe.
Mãe de três meninos com 16, 10 e 03 anos respectivamente.
 
M. B. Carreira desenvolvida há mais de 25 anos em assessoria a executivos brasileiros e estrangeiros em nível de Presidência, Vice-presidência e Diretoria. Atuação em empresas como Marfrig Global Foods, Banco Rabobank International, Grupo Odebrecht, Grupo Camargo Correa, Federação das Indústrias do Estado da Bahia, Dow Química.
Graduada em Letras, Português e Inglês pela UNIP, pós-graduada em Marketing pela UNIP e especialização em Eventos pela FGV.
Experiência na área de Marketing como Coordenadora atuando na organização de eventos institucionais e de Endomarketing. Atuação nacoordenação de eventos em parceria com a FIESP e órgãos governamentais, com a presença de autoridades civis e militares.
Destaca-se suporte a evento em homenagem a Rainha Silvia da Suécia, fundadora da ONG Childhood cuja instituição é presidida no Brasil pela Sra. Rosana Camargo de Arruda Botelho. Agrega atuação como Coordenadora de Facilities/Back Office em instituição financeira, tendo sido responsável por equipe de 16 pessoas entre funcionários e terceirizados. Atualmente atuo como Secretária Bilingue na área de Contencioso Cível em Escritório de Advocacia.